ورد في تقرير نشرته مجلة “فوربس” الأمريكية، عن بيان لشركة البرمجيات Unily أن ما يقرب من نصف الموظفين يتعرضون لتشتيت انتباههم مرة واحدة على الأقل كل 30 دقيقة أثناء يوم العمل، وما يقرب من ثلث الذين شملهم الاستطلاع أفادوا بأنهم يتعرضون لتشتيت الانتباه مرة واحدة على الأقل كل 15 دقيقة.
وذكر التقرير أن عوامل تشتيت الانتباه تنقسم بين العوامل التكنولوجيا كرسائل البريد الإلكتروني المستمر والبشرية كالاجتماعات غير الضرورية والحديث مع زملاء العمل، إضافة إلى القيام بمهام متعددة في وقت واحد.
وأفادت إحدى الدراسات أن العودة إلى المسار الصحيح بعد الانقطاع تحتاج في المتوسط إلى 23 دقيقة و15 ثانية، كما أن الانقطاعات المستمرة تؤثر سلبًا على معنويات العمل، وهو الأمر نفسه في العمل عن بعد الذي أصبح منتشرا بشكل كبير، والذي تكون فيه الانقطاعات المحتملة بشكل أكثر، لأسباب متعددة يمكن أن تعرقل اليوم بشكل سريع مثل الأطفال أو قدوم أحد الأشخاص.
ما عليك فعله للحد من عوامل التشتيت
نصح القائمون على الدراسة أنه ومن أجل الحد من الانقطاعات عن العمل والتركيز على الإنتاجية، يمكن اتباع سبع طرق سهلة للحد من عوامل التشتيت في العمل، كما يلي:
تجنب تعدد المهام
تُظهر الأبحاث أن التحول بين المهام – وخاصة تلك التي تتطلب جهدًا إدراكيًا – يمكن أن يؤدي إلى انخفاض الإنتاجية بنسبة تصل إلى 40%.
وبالتالي، فإن الخطوة الصحيحة هي تبني مهمة واحدة من خلال التركيز على مشروع واحد في كل مرة. بهذه الطريقة، سيكون الشخص أكثر كفاءة ويؤدي عملًا بجودة أعلى. كما تتيح هذه الطريقة فرصة الدخول في مرحلة من العمل العميق، حيث ينغمس الشخص في نشاط ما لدرجة أنه يصل إلى ذروة التركيز.
تخصيص وقت للتسلية المنظمة
يقول الباحثون إن أخذ فترات راحة منظمة خلال اليوم يجعل الشخص أكثر كفاءة، فعلى سبيل المثال، بعد الابتعاد عن الكمبيوتر، وبمجرد استعادة الدافع، سيتمكن من زيادة قدرته على التركيز وتوليد أفكار جديدة. إن مجرد الوقوف لبضع دقائق كل ساعة يقاوم الكسل ويحسن الحالة المزاجية.
التخلص من سلبيات العمل عن بعد
يتميز العمل من المنزل بمجموعة خاصة به من عوامل التشتيت المحتملة، ولكي يتمكن الشخص من الحفاظ على تركيزه، وكان بإمكانه ترتيب مساحة مكتب مخصصة، فسيكون هذا أفضل.
كما يجب أن يضع حدودًا حتى يفهم الأصدقاء والعائلة أنه أثناء ساعات العمل، وبالتالي لن يتم إزعاجه.
كما يجب أن يعلم المحيطين في المكان بأنه يجري مكالمة زوم حتى لا يقاطعونه أثناءها. أما إذا كان من الصعب تجنب تشتيت الانتباه في المنزل، فيمكن أن يلجأ الشخص إلى الذهاب لمكان يضمن فيه بيئة هادئة ومهنية كالمكتبة.
تقسيم الوقت
يسمح تنظيم الوقت وإعداد جداول للمهام بتقسيم اليوم إلى كتل زمنية. بهذه الطريقة، يمكن تخصيص كل كتلة لمهمة محددة. تعد هياكل إدارة الوقت فعالة لأنها تساعد على حسن التنظيم وزيادة التركيز. ينبغي بالطبع تحديد أولويات المهام مسبقًا. ثم، يتم تخصيص فترات زمنية محددة لكل مهمة، مما يمكن أن يقلل من عوامل التشتيت.
تقليل الاجتماعات غير الضرورية
تظهر الأبحاث أن الاجتماعات غير الضرورية يمكن أن تكلف الشركات 100 مليون دولار سنويًا، إذا شعر الشخص بتشتت الانتباه بسبب كثرة الاجتماعات، فعليه أن يطرح على نفسه الأسئلة التالية:
- هل الاجتماع له جدول أعمال؟
- هل يمكن تغطية الاجتماع برسالة بريد إلكتروني؟
- هل يستمع معظم الحاضرين بدلاً من المشاركة؟
إذا كانت الإجابات بنعم على هذه الأسئلة، فربما يتمكن الشخص من العمل بشكل غير متزامن، مما يمكن أن يسمح بإجراء محادثات أكثر إنتاجية، كما ينبغي تخصيص أوقات خالية من الاجتماعات لضمان وجود وقت للعمل دون انقطاع.
إيقاف تشغيل الإشعارات
يمكن أن يكون الرد على كل بريد إلكتروني ورسالة نصية في الوقت الفعلي أمرًا مغريًا. لكن لسوء الحظ، يمكن أن يؤدي هذا النهج إلى خسارة كبيرة في الإنتاجية. للتخلص من عوامل التشتيت غير الضرورية في العمل، يجب إيقاف تشغيل جميع الإشعارات. إن الهدف هو التحقق بشكل استباقي من رسائل البريد الإلكتروني والرسائل الأخرى خلال الأوقات المجدولة طوال اليوم. من خلال التحقق من كل الرسائل والمخاطبات دفعة واحدة، يمكن السيطرة على التقويم اليومي والحد من المقاطعات. ولتعزيز الإنتاجية، يمكن وضع الهاتف الذكي بعيدًا عن متناول اليد عندما لا يكون قيد الاستخدام.
وضع حدود للزميل الثرثار
إن التعرض لاتصالات متواصلة من شخص ما أو محادثات مطولة بشكل مزعج أثناء اليوم يمكن أن يستنزف الإنتاجية. لوضع حدود صحية، يمكن إخبار الشخص أو الصديق مسبقًا أن المتاح هو بضع دقائق فقط للدردشة.
ق. م
