شهد قطاع التعليم العالي والبحث العلمي في الجزائر تطورًا كبيرًا في السنوات الأخيرة، حيث تم توسيع الشبكة الجامعية وفتح تخصصات جديدة، ما أدى إلى زيادة حجم الوثائق والمعلومات المنتجة في مختلف المؤسسات الجامعية، وفي هذا السياق، كشفت مذكرة الموجهة إلى مديري مؤسسات التعليم العالي والبحث العلمي عن ضرورة معالجة وصيانة هذه الوثائق، والتي تعتبر ذاكرة حية للأمة، وتدعو المذكرة إلى وضع استراتيجيات وخطط لحفظ الوثائق وفق المعايير القانونية وتحديد آليات فعالة لضمان إمكانية الرجوع إليها عند الحاجة.
وأشارت المذكرة الموجهة إلى مديري مؤسسات التعليم العالي والبحث العلمي إلى أن قطاع التعليم العالي والبحث العلمي تطورا كبيرا من حيث التعدادات والمنشآت الجامعية، من خلال توسيع الشبكة الجامعية جامعات مراكز جامعية مدارس عليا إلخ، وفتح شعب وتخصصات جديدة، ومع تعميم تطبيق نظام التعليم العالي (MD) في كل المؤسسات الجامعية ونظرا للتدفق الكبير للمعلومات والإنتاج الهائل للوثائق أصبح من الضروري والأهمية معالجة وصيانة هذه الوثائق والمحافظة عليها على مستوى مختلف المؤسسات الجامعية والبحثية، وذلك بتخصيص مراكز خاصة، تعنى بحفظ وصيانة هذه الوثائق الأرشيفية التي تعتبر ذاكرة الأمم لما تكتسبه من أهمية كبيرة على مستوى المؤسسات والإدارات المنتجة لها. وأكدت المذكرة، أن المسؤولية الإدارية عن حفظ الأرشيف تتطلب وضع خطط واستراتيجية بغرض جمع الوثائق الأرشيفية وحفظها وتبليغها، والتي هي عبارة عن أوعية للمعلومات المكتوبة، وهي مستندات رسمية لمختلف الأنشطة التي أنجزت من طرف أية هيئة إدارية في الحاضر أو في الماضية، وتحديد آليات الحفظ وترحيلها إلى الهيئات المختصة لحفظها وفق المعايير القانونية وإمكانية الرجوع إلها عند الحاجة. كما أشارت المذكرة إلى أنه تجسيدا لمقتضيات السياسية الأرشيفية الوطنية، وبعد الدورة التكوينية لفائدة مسؤولي الأرشيف للمؤسسات الجامعية والبحثية المنظمة بالقطب العلمي والتكنولوجي سيد عبد الله في الفترة الممتدة من 22 إلى 26 ديسمبر 2024 والتي تهدف إلى ضبط إجراءات إدارة الوثائق على مستوى كافة المؤسسات الجامعية، وتوعية القائمين على هذه المؤسسات بالدور الاستراتيجي لوظيفة الأرشيفي في توحيد إجراءات إدارة الوثائق التي تنتجها مختلف المصالح على مستوى المؤسسات الجامعية في إطار مختلف نشاطاتها، وكذا التكفل بالوثائق ذات الخصوصية الأكاديمية من رسائل جامعية وأطروحات، وذلك بحفظها وتثمينها، واعتماد التسيير الإلكتروني تحضيرا للأرشفة الإلكترونية، بات يتوجب على كل المؤسسات الجامعية والبحثية إنجاز جدول تسيير الوثائق النشاط، وفق النموذج المرفق، حسب المعايير والنصوص القانونية والتنظيمية المعمول بها في هذا المجال مع مراعاة واتباع عدة مراحل الإنجاز هذا الجدول، ذلك من خلال جمع المعلومات حول الوثائق المنتجة (وثائق إدارية، وثائق بيداغوجية ووثائق بحثية)، وكذا وصف هذه الوثائق التي ستدفع إلى مصلحة الأرشيف، بالإضافة إلى تحديد أجال حفظها وتحديد أهميتها وقيمتها. ومن أجل إنجاز جدول تسيير وثائق النشاط، يتوجب تشكيل فوج عمل يتكون من ممثلي مختلف مصالح المؤسسة الجامعية وفق تنظيمها
الإداري وتنظيم اجتماعات تنسيقية مع مختلف مصالح المؤسسة الجامعية أو البحثية من الأولى مناقشة كيفية إعداد وإحصاء الوثائق المنتجة واستخراج كل الوثائق المنتجة على مستوى كل مصالح المؤسسة وتسلسل وترتيب-رمز الملف رمز الملف يتألف من رقمين الأول يمثل المصلحة المنتجة للوثيقة أما الثاني فهو يتعلق برقم الملف وعنوان الملف لكن ملف عنوان خاص به يسمح بإعطاء فكرة أولية عن المجال الذي يعالجه والوصف، حيث تتكون أرصدة مختلف المصالح من ملفات، كما أن التعريف بمضمون الملفات يتم انطلاقاً من الحالة الوصفية لكل ملف أو الوثائق المكونة له، حيث تكمن أهمية الوصف في إمكانية تجميع الوثائق والملفات ذات نفس الطبيعة والنشاط، وتفادي تكرار نفس الوثائق على مستوى عدة ملفات، إلى جانب الوعاء، أي نوع المادة التي سجلت عليها المعلومات، والتي تكون إما ورقية أو الكترونية والمصلحة الحائزة التي أنتجت هذا الملف المصلحة الرئيسية، أو المصلحة الثانوية، إضافة إلى مدة الحفظ أي فترة بقاء الوثائق على مستوى المكاتب والمصالح المنتجة لها، يحكم أنه يتم استخدامها بكثرة، أو نقلها إلى قاعات الأرشيف الوسيط، وهذا بعد انقضاء مدة الحفظ على مستوى المكاتب. ويتم تحديد ما إذا كان للملفات قيمة تاريخية تخدم الباحثين في شتى المجالات في هذه الحالة يتم تحويلها من الإدارة المركزية (وزارة التعليم العالي والبحث العلمي) صيف الوطني للحفظ الدائم، أما إذا لم يكن للملف أي قيمة تاريخية، فسيتم إقصاؤه.
أ. ر
